Manajemen Undangan, Absensi QR Code, dan Notulen Digital
Detail Rapat
Lengkapi form untuk menghasilkan Surat & QR Code.
Undangan akan otomatis menargetkan 0 orang ke database.
Daftar Karyawan BUMDesa
Nama Lengkap
Jabatan
Divisi
BUM Desa Gati Yekti Ngablak
KABUPATEN PATI
Jl. Tayu - Jepara KM. 7 Ngablak-Cluwak-Pati 59157
UNDANGAN RAPAT
No. Undangan: -
Kepada Yth. -
Di Tempat
Dengan hormat, Sehubungan dengan pelaksanaan program kerja BUMDesa Gati Yekti, kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i pada:
Tanggal
:
-
Waktu
:
- WIB - Selesai
Tempat
:
-
Agenda
:
-
Sebagai prosedur absensi elektronik, wajib menunjukkan QR Code di bawah ini saat kedatangan.
Ngablak, Hormat kami, Tatak Tri S
š Statistik Kinerja Rapat
Total Diundang
0
Total Hadir
0
Total Karyawan
0
Kamera belum aktif.
Log Absensi š“ LIVE
šÆ Agenda Utama Rapat:
Memuat agenda...
Tanggal & Jam
Nama Peserta
Jabatan
Divisi
Status
Masukkan ID Rapat untuk memuat data.
Notulen Digital
Dokumentasi hasil, ringkasan, dan keputusan rapat.
Tindak Lanjut (Follow Up)
Pantau progres tugas dari hasil rapat.
Daftar Action Item
ID Action
Uraian Tugas
PIC
Deadline
Status
Aksi
Klik "Muat Tabel TL" setelah memasukkan ID Rapat.
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
MANAJEMEN RAPAT & TINDAK LANJUT BUMDESA GATI YEKTI
Nomor Dokumen: 01/001/GY/III/2026
I. TUJUAN
Memastikan seluruh proses pelaksanaan rapat di lingkungan BUMDesa Gati Yekti berjalan secara tertib, efisien, transparan, dan tercatat dengan baik menggunakan Sistem Rapat Digital (PWA), serta menghasilkan dokumen fisik yang sah untuk keperluan arsip dan audit.
II. PEMBAGIAN PERAN & TANGGUNG JAWAB (JOB DESK)
DIREKTUR BUMDESA (Pimpinan Rapat)
Menentukan jadwal dan agenda utama rapat.
Memimpin jalannya rapat agar fokus pada agenda.
Me-review laporan penyelesaian tugas (Tindak Lanjut) dari PIC.
(Sistem): Mengisi kalender "Tanggal Selesai" untuk otomatis mengubah status tugas menjadi DONE.
Menandatangani dokumen fisik hasil rapat.
SEKRETARIS / ADMIN SISTEM
Mengoperasikan Aplikasi Rapat BUMDesa.
Menyebarkan undangan digital dan mengoperasikan Scanner Absensi.
Mengetik poin-poin hasil rapat ke dalam form Notulen Digital.
Merekam instruksi Direktur ke dalam form Tindak Lanjut.
Mencetak (Print) seluruh kelengkapan dokumen administrasi fisik.
KARYAWAN / PIC PELAKSANA
Wajib membawa dan menunjukkan ID Card Fisik BUMDesa saat hadir.
Melaksanakan tugas Tindak Lanjut sesuai tenggat waktu (Deadline).
(Sistem): Wajib melaporkan penyelesaian tugas melalui "Halaman Khusus PIC" dari WhatsApp.
III. ALUR PELAKSANAAN (PROSEDUR)
TAHAP 1: PRA-RAPAT (Persiapan & Undangan)
Direktur memberikan instruksi jadwal rapat.
Sekretaris membuka Menu Buat Undangan dan membuat QR.
Klik Kirim via WA agar sistem menyebarkan undangan.
Cetak 1 lembar Surat Undangan fisik.
TAHAP 2: PELAKSANAAN RAPAT (Check-In & Notulensi)
Sekretaris membuka Menu Scanner Absensi.
Peserta wajib tap/scan ID Card Fisik.
Sekretaris mencatat ringkasan di Menu Notulen Rapat.
TAHAP 3: PASCA-RAPAT (Administrasi & Penugasan)
Simpan Notulen dan buka Menu Tindak Lanjut.
Masukkan tugas, pilih PIC, lalu klik š¬ Follow Up (WA terkirim otomatis).
Cetak Daftar Hadir dan Notulen.
TAHAP 4: EKSEKUSI & PELAPORAN TINDAK LANJUT
PIC melaksanakan tugas dan melapor via Link WA.
Direktur me-review, jika valid isi Tanggal Selesai (status DONE).
Cetak Berita Acara Penyelesaian Tugas.
Disetujui & Ditetapkan di Ngablak,
7 Maret 2026
Direktur BUMDesa Gati Yekti
TATAK TRI SETIANA
Diagram Alur Proses
Sistem Rapat BUMDesa Gati Yekti
Visualisasi alur kerja dari undangan hingga pelaporan akhir.
Alur Progres Keseluruhan
Undangan
QR Code
Kehadiran
Notulen
Penugasan
Selesai
š
Langkah 01 ā Input
Pembuatan Undangan
Admin membuat undangan rapat dan data peserta melalui sistem digital.
š Penjadwalanš„ Data Peserta
š±
Langkah 02 ā Input
Distribusi QR Code
Sistem membangkitkan QR Code peserta dan dikirim via WhatsApp.
š QR Unikš¤ WhatsApp
ā
Langkah 03 ā Proses
Pemindaian ID Card / QR
Peserta tap ID Card di meja piket, sistem mencatat kehadiran otomatis.
š” Real-timeš”ļø Validasi ID
š
Langkah 04 ā Proses
Pencatatan Notulen
Sekretaris mencatat hasil rapat dan menyimpan dokumentasi foto.
š¬ Pembahasanāļø Keputusan
š
Langkah 05 ā Output
Tindak Lanjut (WA & Upload)
Sistem mendistribusikan penugasan. PIC lapor balik via Halaman Upload.
š Tugas WAš Upload Bukti
šØļø
Langkah 06 ā Output
Cetak Laporan Arsip
Seluruh data (Hadir, Notulen, Tindak Lanjut) dicetak untuk diarsip fisik.
